Over hoe Het Nieuwe Werken níet ingevoerd moet worden
Dat Het Nieuwe Werken (HNW) aan terrein wint, is inmiddels bekend. Voorstanders van het eerste uur hoeven niet langer op intensieve pelgrimstocht om medestanders te vinden. Met de nieuwe fase die deze manier van werken is ingegaan, mag de wijze van implementatie wel meer aandacht krijgen. Te vaak zijn er nog situaties waarbij die verre van ideaal verloopt.
Zodra werkgevers overtuigd zijn van de specifieke voordelen die HNW hen kan bieden, willen zij – enthousiast als ze zijn – het ook direct hebben ingevoerd. Soms gaat dit goed, maar soms laat de uitvoering sterk te wensen over en zijn de gevolgen zelfs desastreus te noemen.
Liever vandaag dan morgen
Neem de directeur van een ICT-bedrijf. Open voor innovaties en door goede voorbeelden om hem heen, gevallen voor deze flexibele manier van werken. Gezien de aard van de meeste werkzaamheden een goede beslissing. Per se op kantoor zijn, is bij programmeerwerkzaamheden geen vereiste. Van de een op de andere dag werden de werknemers hierover ingelicht en net zo snel werd de verandering omarmd; programmeurs zagen het als het walhalla, zij konden nu zelf hun dag indelen. Wat er vervolgens gebeurde, lag niet geheel in het vooraf bedachte scenario…
Gedesillusioneerd
Ten eerste gingen alle programmeurs vanaf dag één vanuit huis aan de slag. De een bleek een nachtmens en werkte wanneer het gros van zijn collega’s in diepe slaap lag. Een ander greep deze mogelijkheid aan om meer vakantie te nemen en kondigde zonder pardon aan drie weken onbereikbaar te zijn. Al snel bleek dat de nieuwe situatie onhoudbaar was geworden. Klanten begrepen niet waarom er opeens niemand meer bereikbaar was. Samenwerking tussen de programmeurs was ver te zoeken. Niemand hield elkaar op de hoogte van de praktische kant, zoals wanneer iemand aan het werk was, net zo min als van de inhoudelijke kant, zoals welke klanten waar mee zaten. Het gevolg: een totaal gedesillusioneerde werkgever die in hetzelfde tempo waarmee HNW was ingevoerd, ‘het oude werken’ herintroduceerde. Iedereen is nu weer aanwezig op de werkvloer, doet zijn werkzaamheden tussen 9 en 5 uur en de werkgever ziet hier strenger dan voorheen op toe.
Vrijheid blijheid
De directeur heeft goed ingezien dat zijn business uitermate geschikt is voor HNW. Hij heeft echter, onbewust, te veel gehandeld volgens het motto vrijheid blijheid. En dat is juist waar HNW níet op is geënt. In essentie is bijna het tegenovergestelde het geval: meer vrijheid, minder vrijblijvendheid. Zonder bovenstaande case volledig uit te kristalliseren een aantal van de belangrijkste lessen in dit specifieke geval op een rijtje:
Do’s
- Heldere communicatie & transparantie
Het gevolg van HNW is het wegvallen van de ‘koffieautomaatmomenten’. Zeer belangrijk dat collega’s toch exact van elkaars werkzaamheden op de hoogte blijven. Creëer bijvoorbeeld structurele contactmomenten, maak inzichtelijk wie waar en wanneer werkt en zorg ervoor dat iedereen volgens eenzelfde informatiesysteem werkt.
Eenduidige werkwijze
Een uniforme werkwijze zorgt in elk bedrijf, of dat nu wel of niet volgens HNW werkt, voor kwaliteit, helderheid en overzicht. In het geval bij HNW is dat bovendien essentieel, zodat de afstand niet een bottleneck is bij het opeens moeten overnemen van andermans werkzaamheden.
Goede bereikbaarheid
In het geval van bedrijven waar klantcontact een belangrijk onderdeel is, moeten zij bij een andere werkwijze daar niet de dupe van worden. Klanten waren gewend tijdens reguliere kantooruren contact op te kunnen nemen en dus moeten er op die tijden mensen aan het werk zijn.
Een extra kans die HNW dit bedrijf bood, was een uitbreiding van de service. Zelfs buiten de reguliere kantoortijden zou het bedrijf programmeurs beschikbaar hebben. Daar scoor je mee als bedrijf!
Don’ts
- Abrupt implementeren
Het is niet realistisch te denken dat HNW zomaar wel even ingevoerd kan worden. Iedere verandering moet met beleid worden ingevoerd, werknemers moeten aan een verandering kunnen wennen, zo ook bij HNW. Betrek de betrokkenen in een voortijdig stadium van de plannen, zorg voor een overgangsperiode en bouw desgewenst een evaluatiemoment in na een bepaalde periode.
Alle vrijheid bij werknemers neerleggen
Voorkom dat werknemers niet met de verworven flexibiliteit om kunnen gaan . Maak van meet af aan duidelijk dat thuiswerken bijvoorbeeld ook volgens voorwaarden dient te gebeuren. En maak duidelijk dat er wel degelijk controle is, namelijk in de vorm van het aansturen op output. Ze zijn hoe dan ook nog steeds in dienst van een werkgever aan wie ze desgewenst verantwoording dienen af te leggen.
Achterover leunen
Niets gaat vanzelf! Zeker in de beginfase van een nieuwe fase moet het verloop gedetailleerd in de gaten worden gehouden. En ingrijpen, zodra de eerste tekenen zich aandienen. In het geval van hierboven geschetste situatie had het nooit zo ver mogen komen. Bij de eerste de beste klacht had er ingegrepen moeten worden.
Het Nieuwe werken is weliswaar geen hogere wiskunde, maar dient wel met enig beleid ingevoerd te worden. Dan is succes gegarandeerd en stapelen de vele voordelen zich op. Voordelen voor het bedrijf, de werknemers, de formele en informele relaties en de maatschappij.
—
Marianne Sturman is eigenaar van Moneypenny en Cloudworkers, uitzendorganisaties gebaseerd op Het Nieuwe Werken. Daar waar Cloudworkers zich richt op studenten met minimale werkervaring, detacheert Moneypenny ervaren professionals of zendt hen uit.